L’organisation d’un événement est loin d’être une chose facile : gérer les délais, suivre les indications de la hiérarchie, s’adapter au budget, les imprévus de dernière minute,… Vous êtes chargé d’organiser le prochain événement de votre entreprise et vous ne savez pas par où commencer ? Vous craignez de sauter une étape ? Notre check-list vous donne les points importants à ne pas oublier dans l’organisation de votre événement professionnel.
L'équipe Montraiteurfrance
Mise à jour Fév 2024 | 8 min de lecture
Avant de commencer la préparation d’un événement, il faut définir quel type d’événement vous souhaitez mettre en place : Un petit-déjeuner pour fédérer les équipes ? Un afterwork ? Une soirée de gala ? Un repas assis pour les fêtes de fin d’année ? Un team building ? Un cockail dînatoire ou un cocktail déjeunatoire ?
Dans quel but ? Améliorer la notoriété de l’entreprise auprès de vos clients ? Un événement professionnel pour récompenser les collaborateurs et développer l’esprit corporate de vos équipes ? Quel est le public visé ?
Ensuite, afin de commencer à chercher la salle, les animations et le traiteur : définir le budget avec votre hiérarchie. Vous pouvez aussi commencer à demander des devis aux prestataires afin de pouvoir négocier le budget.
Des objectifs précis vous permettent de pouvoir mieux définir les prochaines étapes.
Déterminer la date d’un événement est un véritable casse-tête. Il faut vous y prendre assez à l’avance pour avoir la sécurité que les convives n’aient rien de prévu. Ensuite, il faut prendre en compte les jours fériés (et les ponts), les vacances scolaires et les événements en tout genre (événements sportifs, concerts, fête de la musique, Halloween, etc.).
En général, le jeudi est le jour privilégié pour organiser un afterwork car c’est la veille d’un vendredi, la fin de semaine se fait sentir. Ensuite pour d’autres événements ayant lieu en journée comme un petit-déjeuner, un brunch ou un cocktail déjeunatoire, ils peuvent se dérouler en semaine et être un moment de pause pour dynamiser vos collaborateurs pour le reste de la semaine.
Le cahier des charges sera votre repère dans l’organisation de l’événement, ce document vous permet de mieux diriger les opérations et de rester proche de l’objectif de l’événement. Plus il est détaillé, plus simple est l’organisation de l’événement.
Ce cahier des charges sert de base de travail au chef de projet pour les réunions d’organisation de l’événement avec les collaborateurs faisant partie du projet et les prestataires.
C’est une check-list détaillée qui donne le planning de chaque étape, les personnes responsables, les animations, le menu,.. Tout ce qui doit être pris en compte à chaque action.
Le budget est souvent la partie la plus délicate sur laquelle repose la totalité de l’organisation. Estimez les coûts de chaque poste de dépense (lieu, goodies, animation, traiteur,…). Faites une demande de devis auprès des prestataires afin d’avoir une estimation précise des différents postes de dépenses.
Aidez-vous d’un Excel pour cette tâche afin de rassembler les différents devis au même endroit et d’avoir une synthèse des devis.
L’un des éléments importants de l’organisation de votre événement professionnel est la communication : sans communication adéquate, pas de convives.
La stratégie de communication peut se faire via un support digital ou un support papier. Vous pouvez l’adapter en fonction du type d’événement. Pour le design, vous pouvez faire appel aux équipes design ou réaliser vous-mêmes un visuel sur Canva ou Indesign pour les initiés.
Le wording est primordial. Pour une soirée, vous pouvez mettre en avant l’aspect fun et festif, pour un petit-déjeuner, vous pouvez choisir un champ lexical faisant davantage appel à la détente et au bien-être. Gardez en tête le public visé lors de la rédaction de vos invitations.
Pour cette tâche, à vous d’utiliser les outils à votre disposition :
N’hésitez pas à aller directement à la rencontre des collaborateurs pour leur parler de l’événement.
La liste d’invités dépend de s’il s'agit d’un événement public ou privé.
Dans le cadre d’un événement privé, envoyez une invitation à vos collaborateurs en leur demandant de confirmer au plus vite. Dans le cadre d’un événement public, contactez vos clients et prospects afin de les informer de votre événement.
Dans vos invitations, n’hésitez pas à demander à vos convives leurs allergies afin de prévenir le traiteur.
De nombreux endroits peuvent accueillir un événement d’entreprise. Il peut s’organiser dans vos bureaux si vous avez l’espace nécessaire. Ensuite, vous pouvez réserver des salles de séminaires, des restaurants, hôtels, bars ou privatiser d’autres endroits plus atypiques comme des châteaux ou des péniches.
Réservez un endroit en prenant en compte :
Cette partie est souvent la plus sensible car la qualité de vos prestataires dépend de la réussite de votre événement.
Pour le traiteur, vous pouvez faire confiance à Mon Traiteur France. Nous vous proposons des prestations adaptées à l’organisation de tous vos événements d’entreprise : qu’il s’agisse d’un séminaire, d’un team building, d’un salon professionnel,… Nos prestations lient gastronomie et convivialité dans le respect du budget imparti. Choisir un traiteur pour événement d’entreprise, c’est opter pour une solution clés en main qui assure le bon déroulé du moment le plus important de votre événement. Notre but ? Répondre à chaque exigence des organisateurs !
Que ce soit pour le brunch, le cocktail dînatoire ou déjeunatoire ou le repas assis, nous avons la formule qui conviendra à votre réception. Pour en savoir plus sur le choix du traiteur, découvrez notre article : Comment choisir son traiteur pour un événement professionnel ?
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Montraiteur.fr est une plateforme qui met en relation des traiteurs professionnels avec des particuliers ou des entreprises.
Le fonctionnement est très simple. Si vous cherchez actuellement un traiteur pour un événement, nous vous invitons à compléter notre formulaire de devis.
Toutes les informations sont importantes à remplir, car celui-ci sera ensuite communiqué à nos partenaires traiteurs.
Une fois, cela fait, vous n'avez plus qu'à attendre un retour par téléphone de nos partenaires pour vous accompagner sur votre projet.
Les informations de contact comme votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone sont capitaux.
Nos partenaires doivent pouvoir revenir vers vous afin de creuser avec vous votre besoin.
Rassurez-vous, nous n'envoyons aucune communication marketing sur votre adresse e-mail ou sur votre téléphone mobile.
Le délai moyen de réponse est de 24h du lundi au vendredi. Nous ne pouvons garantir un retour de nos partenaires le week-end.
À savoir, plus vous serez précis dans votre besoin et plus vous aurez un retour rapide.
Prenez donc bien le temps de décrire précisément votre événement.
Le service est totalement gratuit et sans aucuns frais cachés. Vous pouvez faire autant de demande de devis que nécessaire.
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